Как аннулировать уже подписанный документ в СБИС

Мир электронного документооборота (ЭДО) стал неотъемлемой частью современного бизнеса. СБИС — это популярная платформа, которая позволяет компаниям эффективно управлять документами, обмениваться ими с контрагентами и ускорять бизнес-процессы. Но что делать, если после подписания документа обнаружилась ошибка? Как аннулировать подписанный документ в СБИС и какие нюансы нужно учитывать?

Разбираемся в тонкостях аннулирования:

1. Аннулирование подписанного документа:

• Шаг 1: Доступ к документу. Откройте раздел «Документы» в СБИС. В зависимости от типа документа, это может быть "Документы/Исходящие", "Бизнес/Продажи/CRM/Документы" или "Документы/Маркировка".
• Шаг 2: Аннулирование документа. Наведите курсор на нужный документ, нажмите на него и выберите «Аннулировать» в появившемся меню.
• Шаг 3: Комментарий к аннулированию. В поле «Комментарий» укажите причину аннулирования документа — это может быть ошибка в данных, изменение условий сделки или другая причина.
• Шаг 4: Подтверждение аннулирования. Нажмите «Аннулировать» для подтверждения операции.

2. Аннулирование подписанного документа в "Документы/Маркировка":

• Шаг 1: Доступ к документу. Откройте документ в разделе "Документы/Маркировка".
• Шаг 2: Выбор действия. Нажмите кнопку «Аннулирование» и выберите один из двух вариантов: «Документ аннулирован» или «Аннулирование отклонено».

3. Отозыв подписанного сертификата:

• Шаг 1: Доступ к сертификату. Откройте сертификат в СБИС.
• Шаг 2: Отозыв сертификата. Нажмите кнопку «Отозвать».
• Шаг 3: Укажите информацию. Введите ФИО, email и телефон сотрудника, отвечающего за отзыв сертификата, а также причину отзыва.

4. Аннулирование подписанного документа с помощью акта об аннулировании:

• Ситуация: Если после подписания документа обнаружилась ошибка, опечатка или другие неточности, контрагенты могут подписать акт об аннулировании.
• Порядок действий: Обе стороны должны согласовать текст акта, подписать его и обменяться копиями.

5. Запрос на аннулирование документа:

• Порядок действий: Одна из сторон формирует запрос на аннулирование и направляет его другой стороне на рассмотрение.
• Инициатор: Запрос на аннулирование может послать как отправитель, так и получатель документа.
• Сроки: Срок, в течение которого можно запросить аннулирование, не ограничен.

6. Удаление документа в СБИС:

• Шаг 1: Доступ к документу. Откройте документ в СБИС.
• Шаг 2: Массовые операции. Откройте панель массовых операций в списке документов.
• Шаг 3: Выбор документа. Отметьте нужный документ флагом.
• Шаг 4: Удаление. Нажмите кнопку «Удалить».

7. Аннулирование документа в 1С:

• Шаг 1: Доступ к документу. Откройте документ в разделе «Полученные», «Отправленные» или «Задачи» во внешней обработке в 1С.
• Шаг 2: Аннулирование. Нажмите кнопку «Аннулировать» в меню документа.
• Шаг 3: Причина аннулирования. Укажите причину, по которой документ следует считать недействительным.
• Шаг 4: Подтверждение. Выберите «Аннулировать» для подтверждения операции.
• Шаг 5: Отправка соглашения. Соглашение об аннулировании будет отправлено контрагенту.

8. Аннулирование документа до подписания:

• Ситуация: Если электронный документ с запросом подписи получателя (например, товарная накладная или акт) еще не подписан второй стороной, то отправитель может аннулировать его в одностороннем порядке.

9. Аннулирование УПД:

• Ситуация: Аннулировать можно УПД, обработанные с ошибками.
• Важно: Аннулировать можно только подписанный документ. До момента подписания документа в рамках «ЭДО Лайт» отсутствует возможность отправки запроса на аннулирование.

10. Изменение подписанта в документе СБИС:

• Шаг 1: Доступ к реквизитам. Откройте раздел «Реквизиты» в СБИС.
• Шаг 2: Изменение подписанта. Нажмите на строку с ФИО подписанта, чтобы изменить его.
• Шаг 3: Укажите нового подписанта. Выберите другого сотрудника или измените дату, с которой он будет действовать в качестве подписанта.
• Шаг 4: Добавление подписанта. Кликните на должность, например, «Бухгалтер», и укажите сотрудника.
• Шаг 5: Удаление подписанта. Нажмите на кнопку удаления рядом с ФИО подписанта.

Важные моменты, которые нужно учесть при аннулировании документа:

• Согласие контрагента: В большинстве случаев для аннулирования подписанного документа требуется согласие контрагента.
• Сроки: Срок, в течение которого можно запросить аннулирование, не ограничен, но рекомендуется делать это как можно скорее.
• Доказательства: Сохраняйте все подтверждающие документы, связанные с аннулированием, например, письма, акты, запросы.
• Юридическая сила: Аннулирование документа должно быть оформлено в соответствии с законодательством.

Полезные советы:

• Проверяйте документы перед подписанием. Это поможет избежать ошибок и ненужных аннулирований.
• Используйте шаблоны документов. Шаблоны документов помогут вам избежать ошибок и ускорить процесс оформления.
• Сохраняйте все документы. Храните копии всех документов, связанных с аннулированием, для доказательства.
• Консультируйтесь с юристом. Если у вас возникли вопросы о порядке аннулирования документа, обратитесь к юристу.

Заключение:

Аннулирование подписанного документа — это сложный процесс, который требует внимательности и соблюдения определенных правил. Следуйте приведенным выше инструкциям и советам, чтобы избежать ошибок и успешно аннулировать документы в СБИС.

FAQ:

• Можно ли аннулировать подписанный документ в СБИС? Да, аннулировать подписанный документ в СБИС можно, но для этого требуется согласие контрагента.
• Как аннулировать УПД в СБИС? Аннулировать УПД в СБИС можно только после его подписания.
• Как отменить подписанный документ в СБИС? Отменить подписанный документ в СБИС можно с помощью функции «Аннулировать» или «Отозвать».
• Как удалить документ в СБИС? Удалить документ в СБИС можно с помощью функции «Удалить» в панели массовых операций.
• Можно ли аннулировать документ в одностороннем порядке? В некоторых случаях, например, если документ еще не подписан второй стороной, аннулировать его можно в одностороннем порядке.
• Как изменить подписанта в документе СБИС? Изменить подписанта в документе СБИС можно в разделе «Реквизиты».