Как организовать хранение документов в архиве

Хранение важных документов — это задача требующая соблюдения основных правил и предписание правильных методик. В этой статье вы можете найти полезные советы и рекомендации по организации хранения документов в архиве.

1. Важность правильной температуры и влажности в архиве
2. Как организовать хранение личных документов
3. Какие три формы хранения документов существуют
4. Как правильно архивировать документы
5. Что нужно сделать для передачи документов в архив
6. Выводы

Важность правильной температуры и влажности в архиве

Согласно требованиям к хранению документов, в архиве должна поддерживаться температура в диапазоне 17—19 °C и относительная влажность воздуха 50—55%. Чтобы защитить документы от света, лучше хранить их в специальных закрытых стеллажах.

Как организовать хранение личных документов

Самые ценные документы, такие как паспорт или свидетельство на собственность, нужно хранить отдельно от остальных и лучше всего в хранилище сейфа или в банке. Важные бумаги, которые редко используются, должны быть хранены в одном конкретном месте, чтобы их было легко найти. Кроме того, для удобства поиска всегда следует проверять актуальность документов.

Какие три формы хранения документов существуют

Документы можно разделить на три группы по срокам хранения: постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет и временного хранения до 10 лет. Каждая группа имеет свой установленный срок хранения, после которого бумаги могут быть уничтожены или переданы в архив.

Как правильно архивировать документы

Архивирование документов — это важный процесс, который необходим для сохранения документов в хорошем состоянии. Процесс архивирования включает несколько важных шагов:

1. Разделить экземпляры по срокам;
2. Составить опись на все экземпляры в наличии;
3. Оформить обложки, распределить бланки по папкам;
4. Истребить неактуальные страницы, которые не подлежат сохранению;
5. Подшить дела в архив;
6. Расставить дела в алфавитном порядке.

Что нужно сделать для передачи документов в архив

Подготовка документов к передаче их в архив — это непростой процесс, который требует внимательности и дисциплины. Перед тем, как сдавать документы в архив, следует провести следующие мероприятия:

1. Произвести экспертизу ценности документов по личному составу;
2. Изъять документы временного срока хранения из дел;
3. Произвести научно-техническую обработку каждого приказа по личному составу;
4. Составить внутренние описи к каждому делу;
5. Переплести каждое дело.

Выводы

Хранение документов в архиве — это важный процесс, который требует внимательности и усердной работы. Документы нужно хранить в определенных условиях, чтобы сохранить их в хорошем состоянии. Разделение документов на группы по срокам хранения, правильное архивирование и подготовка документов перед их передачей в архив помогут сохранить документы в идеальном состоянии на протяжении многих лет.