Какие документы должны храниться в офисе

Каждая организация, будь то крупная корпорация или небольшой стартап, сталкивается с необходимостью хранения документов. Это не просто куча бумаг, а ценный ресурс, отражающий деятельность компании, ее историю и правовые основания. Правильное хранение документов — это не просто соблюдение формальных требований, но и гарантия безопасности, доступности и сохранности информации.

Зачем хранить документы?

Хранение документов — это не просто бюрократическая формальность, а необходимость, обусловленная несколькими факторами:

• Правовая защита: Документы служат доказательством законности деятельности компании, подтверждают заключенные сделки, фиксируют права и обязанности сторон. В случае возникновения споров или претензий, наличие правильно оформленных документов может стать решающим аргументом в суде.
• Финансовая отчетность: Документы, связанные с финансами, позволяют контролировать денежные потоки, анализировать прибыль и убытки, составлять отчетность для налоговых органов.
• Управление персоналом: Кадровые документы фиксируют трудовые отношения, права и обязанности сотрудников, обеспечивают соблюдение трудового законодательства.
• Историческая ценность: Документы могут содержать ценную информацию о развитии компании, ее достижениях, значимых событиях, что позволяет сохранить историю организации.

Основные типы документов в офисе:

1. Бухгалтерские документы и отчетность:

• Налоговые документы: декларации, платежные поручения, счета-фактуры, акты, договоры, справки.
• Банковские документы: выписки, кассовые ордера, авансовые отчеты.
• Отчетность: бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств.

2. Кадровые документы:

• Трудовые договоры: документ, фиксирующий трудовые отношения между работником и работодателем.
• Трудовые книжки: документ, отражающий трудовую деятельность работника.
• Штатное расписание: документ, определяющий структуру организации, количество штатных единиц, должности и оклады.
• Должностные инструкции: документ, описывающий функциональные обязанности работника.
• Правила внутреннего трудового распорядка: документ, регламентирующий внутренний порядок работы в организации.
• Положение об оплате труда: документ, регламентирующий систему оплаты труда в организации.
• Расчетные листы: документ, отражающий расчет заработной платы работника.
• Графики отпусков: документ, определяющий график отпусков сотрудников.
• Положение о персональных данных: документ, регламентирующий обработку персональных данных сотрудников.

3. Документы, связанные с договорами:

• Договоры: документ, фиксирующий обязательства сторон, условия сделки.
• Соглашения: документ, в котором стороны договариваются о изменении условий договора.
• Доверенности: документ, уполномочивающий одного человека действовать от имени другого.

4. Учредительные документы:

• Устав: основной документ организации, определяющий ее цели, структуру, компетенцию органов управления.
• Свидетельство о государственной регистрации: документ, подтверждающий юридический статус организации.
• Протоколы собраний учредителей: документы, фиксирующие решения учредителей по важным вопросам деятельности организации.

5. Документы предпринимателя:

• Свидетельство о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя: документ, подтверждающий юридический статус предпринимателя.
• Паспорт: документ, удостоверяющий личность предпринимателя.
• ИНН: идентификационный номер налогоплательщика.
• Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе: документ, подтверждающий регистрацию предпринимателя в налоговом органе.

Как правильно хранить документы?

1. Системы хранения:

• Папки-скоросшиватели: идеально подходят для хранения небольшого количества документов в хронологическом порядке.
• Ящики с подвижными перегородками: позволяют разделить документы на категории и обеспечивают быстрый доступ к необходимой информации.
• Архивные короба: идеально подходят для хранения большого объема документов в архиве.
• Специальные помещения: в больших организациях нередко выделяют отдельные помещения для хранения архива.

2. Условия хранения:

• Температура: оптимальная температура для хранения бумажных документов 17-19°C.
• Влажность: оптимальная влажность воздуха 50-55%.
• Освещение: прямые солнечные лучи могут вызывать выцветание документов, поэтому необходимо избегать их попадания в архив.
• Проветривание: регулярное проветривание помещения помогает предотвратить появление плесени и грибка.

3. Ответственность за хранение:

• Главный бухгалтер: как правило, отвечает за хранение бухгалтерских документов.
• Кадровик: отвечает за хранение кадровых документов.
• Руководитель: несет общую ответственность за организацию хранения документов в компании.

4. Электронные документы:

• Хранение на компьютерах: необходимо обеспечить безопасность данных от несанкционированного доступа и потери.
• Специализированные программы: позволяют хранить электронные документы в безопасном виде и обеспечивают быстрый доступ к необходимой информации.
• Облачные хранилища: предлагают удобный и безопасный способ хранения электронных документов с возможностью доступа с любого устройства.

5. Срок хранения:

• Нормативные акты: устанавливают сроки хранения для разных типов документов.
• Бухгалтерские документы: как правило, хранятся не менее 5 лет.
• Кадровые документы: хранятся в течение всего времени работы сотрудника и еще 5 лет после увольнения.
• Учредительные документы: хранятся в течение всего времени деятельности организации.

6. Передача документов в архив:

• Документы с сроком хранения более 10 лет: передаются в архив организации или в специализированную архивную организацию.
• Архивные короба: используются для хранения документов в архиве.

7. Уничтожение документов:

• Нормативные акты: устанавливают правила уничтожения документов с истекшим сроком хранения.
• Специализированные компании: осуществляют уничтожение документов с соблюдением всех требований конфиденциальности и безопасности.

Выводы:

Правильное хранение документов — это неотъемлемая часть успешной деятельности любой организации. Важно соблюдать требования законодательства, обеспечить безопасность и доступность информации, а также организовать систему хранения, которая будет удобной и эффективной.

Часто задаваемые вопросы (FAQ):

• Где я могу найти информацию о сроках хранения документов?
• В нормативных актах, устанавливающих сроки хранения для разных типов документов.
• Как я могу организовать систему хранения документов в своем офисе?
• Используйте папки-скоросшиватели, ящики с подвижными перегородками, архивные короба, специальные помещения.
• Что делать с документами, у которых истек срок хранения?
• Уничтожить документы с соблюдением всех требований конфиденциальности и безопасности.
• Как я могу обеспечить безопасность электронных документов?
• Используйте программы для шифрования данных, сильные пароли, регулярное резервное копирование.
• Где я могу найти специализированные компании для хранения и уничтожения документов?
• В Интернете, в каталогах услуг, по рекомендации других организаций.